Certificação Digital: a assinatura eletrônica dos condomínios

A Certificação Digital (e-CNPJ) é obrigatória a todos os condomínios do país, tenham eles funcionários ou não, e possui a mesma validade jurídica de um documento e/ou assinatura física. Estabelecida pela Caixa Econômica Federal, a certificação digital permite que o síndico, como representante do condomínio, tenha acesso ao canal Conectividade Social. Através dele é repassado ao governo informações sobre FGTS, INSS ou RPAs (Recibos de Pagamentos para Autônomos), no caso de condomínios que não possuem funcionários fixos.

É importante destacar que ao não repassar dados como os citados ao governo, o síndico pode ser multado ou processado pela Justiça do Trabalho. Além de cumprir a lei e prevenir-se de penalidades, outro benefício de contar com a certificação digital é a possibilidade de o síndico ter um maior controle sobre as contribuições trabalhistas dos funcionários. Para aqueles que contam com os serviços de uma administradora também é possível fiscalizar se os pagamentos estão sendo feitos corretamente.

Para dar início ao processo de obtenção da certificação digital, primeiramente é preciso verificar se o cadastro do atual síndico está correto e atualizado junto à Receita Federal. Após esta comprovação, é necessário reunir alguns documentos. São eles:

–       Instituição do condomínio (disponível no cartório de imóveis);

–       Especificação do condomínio (feito quando a construtora projetou o condomínio);

–       Convenção (para condomínios que porventura não possuem convenção, a matrícula-mãe do empreendimento pode ser apresentada.;

–       Cartão de CNPJ;

–       Ata de eleição do síndico;

–       RG, CPF ou CNH do síndico e comprovante de residência.

A documentação deve ser apresentada pessoalmente pelo síndico atual em alguma empresa certificadora cadastrada perante o governo. Com o objetivo de auxiliar os síndicos, muitas administradoras comprometem-se em receber os documentos e dar início ao processo de certificação. Por isso, se o condomínio possui uma administradora, é aconselhável informar-se sobre como proceder.

Quanto à renovação da certificação digital, é necessário uma nova emissão do documento toda a vez que um novo síndico for eleito, atingir a data de vencimento, for revogado ou quando, por algum motivo, o certificado for cancelado.

 

Julio Cesar Soares da Silva*
Diretor-presidente da Guarida Imóveis

*Julio Cesar Soares da Silva, Diretor-Presidente da Guarida Imóveis, é advogado, pós-graduado em Direito Imobiliário e em Recursos Humanos. Atua no mercado imobiliário gaúcho junto à Guarida há 39 anos na administração de condomínios, vendas e locações. Julio Cesar também é Conselheiro Fiscal do Secovi/RS (Sindicato da Habitação). Já foi Diretor Tesoureiro e coordenador da Comissão de Ética do CRECI (Conselho Regional dos Corretores de Imóveis) e Vice-Presidente da Agademi (Associação Gaúcha das Empresas do Mercado Imobiliário).

 

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